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Aide pour FactureM.xls

Ce modèle permet d'établir très facilement une facture. Le fichier se compose de 6 onglets :

• Informations Société : regroupant les coordonnées de votre société ;
• Document : modèle de Facture à compléter et à éditer ;
• Liste Articles : Base de données de l'ensemble de vos articles ;
• Liste Clients : Base de données de l'ensemble de vos clients ;
• Liste TVA : Liste des taux de TVA ;
• Imp : Feuille d'impression du modèle de votre Facture.
  

1 - INFORMATIONS SOCIETE
1.1 - Coordonnées Société :
Ce sont les renseignements obligatoires qui vont figurer sur la Facture.
Remarque : Si vous ne remplissez pas certains éléments (ex : la suite de votre adresse), mettre un espace " " dans la cellule concernée sinon un "0" risque d'apparaître sur le document.

1.2 - Préférences du Dossier :
Compléter le chemin du répertoire par défaut ou cliquer sur le bouton "Répertoire par Défaut" : c'est le chemin où est installé le fichier FactureM.xls. Renseigner le numéro du document : vous pouvez commencer la numérotation automatique à 1 ou changer le numéro.
Pour conserver une copie de votre document dans un fichier excel après validation, vous devez cocher la case. Les copies sont stockées dans le sous-répertoire "\Sauvegarde".

2 - DOCUMENT (Facture)
2.1 - En-Tête Société
Remplir au préalable le formulaire de l'onglet Informations Société.
Les renseignements seront affichés automatiquement.

2.2 - Date du Document
Saisir la date du document au format jj/mm/aa. Par défaut c'est la date du jour qui va apparaître. Vous pouvez utiliser la fonction =AUJOURDHUI().

2.3 - En-Tête Client
Remplir au préalable les données de la Base de données de votre Clientèle (onglet ListeClients). Choisir le nom du Client dans la liste pour votre Facture. Les renseignements le concernant apparaîtront automatiquement. Si le client n'est pas présent dans la base ou si les données sont éronnées : cliquer sur l'onglet "ListeClients", et ajouter les éléments ou modifier les champs.

2.4 - Numéro du Document
Saisir un numéro pour la Facture ex: 1 (nombre entier) ;ou cliquer sur le bouton "N° Facture :" le numéro suivant vous sera proposé automatiquement.

2.5 - Tableau
Remplir au préalable les données dans l'onglet "Liste Articles". Faire un Copier/Coller/CollageSpécial et copier uniquement les Valeurs de votre référence article de la Base Articles vers l'onglet "Document" dans la colonne CodeArticle ; ou saisir simplement la référence Article si vous la connaissez.
Saisir les quantités pour chaque articles. Saisir l'acompte éventuellement. Calcul automatique des montants HT, de la TVA, des montants TTC. Saisir les zones de texte : Conditions générales de vente et le montant TTC du solde en toutes lettres.
Astuce : Si vous avez de nombreux articles à renseigner, vous pouvez visualiser les onglets "Document" et "ListeArticles" en même temps par le menu Excel - Fenêtre/Nouvelle Fenêtre, puis Fenêtre/réorganiser en Verticlal et cocher "Classeur Actif". Pour revenir à l'état initial, fermer le masque "FactureM.xls:2" et réajuster l'écran.
Remarque : Si la référence article est mal saisie, la désignation, le prix unitaire, le code TVA ne seront pas à l'écran. Le champ TVA doit être correctement renseigné dans la ListeArticles, sinon le calcul de la TVA risque d'être erroné.

2.6 - Validation du Document
Après avoir complété le document, vous pouvez valider la facture avec le bouton placé en bas du document. La validation du document va entraîner les opérations suivantes :
- Impression du document en 1 ou plusieurs exemplaires (onglet "Imp") ;
- Copie de sauvegarde du docuement dans un fichier excel si vous en avez fait l'option (cf onglet "Informations Société") ;
-Incrémentation du compteur de +1 pour le numéro du document ;
-Met à zéro les éléments saisis.

.3 - LISTE CLIENTS
Saisir les données chaque fois qu'un nouveau client doit être facturé.
Une fois rentré ces renseignements, vous pourrez le sélectionner sur le Document. Ainsi pour la prochaine facturation que vous aurez à envoyer à ce client, vous pouvez réutiliser ses éléments.
Astuce : Vous pouvez également utiliser la fonction de tri d'Excel sur cette liste afin de retrouver un client, une adresse, un numéro de téléphone… .Pour cela il suffit de déprotéger la feuille (Outils/Protection), et de se servir des petites flèches à droite de chaque colonne . Une fois terminée la recherche par la fonction de Tri, nous vous conseillons de protéger de nouveau la feuille (Outils/Protéger la feuille).
Remarque : Si vous ne remplissez pas certains éléments (exemple : la suite de l'adresse de votre client), mettre un espace " " dans la cellule concernée sinon un "0" risque d'apparaître sur votre document.


4 - LISTE ARTICLES
Saisir les données chaque fois qu'un nouvel article (non déjà inclu dans la liste) doit être facturé. Une fois rentré ces renseignements, vous pourrez faire un copier/coller du code article sur la Facture. Ainsi pour la prochaine facturation à effectuer pour cet article, tous les éléments seront déjà saisis ; vous n'aurez plus qu'à faire un Copier/Coller/Collage spécial et uniquement les valeurs du code article article vers l'onglet "Document".
Astuce : Vous pouvez également utiliser la fonction de tri d'Excel sur cette base Articles afin de retrouver un code, un prix de vente. Pour cela il suffit de déprotéger la feuille (Outils/Protection), et de se servir des petites flèches à droite de chaque colonne.
Remarque : une fois terminée la recherche par la fonction de Tri, nous vous conseillons de protéger de nouveau la Feuille.


5 - IMPRESSION
Si vous souhaitez changer le format de votre Facture (Hauteur de ligne ou de colonne, format de police, couleur...), vous pouvez utiliser l'onglet "Imp" prévu à cet effet. C'est la copie conforme de l'onglet "Document". Nous vous conseillons de personnaliser votre document à partir de cet onglet et de vous en servir pour l'impression.
Pour changer tout ou partie des libellés ou des montants de ce document, vous pouvez effacer les formules (références absolues ou matricielles) et aller chercher d'autres valeurs sur la feuille "Document".

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