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Aide pour DevisM

Modèle sous Excel pour PC avec macro-commande VBA permet d'établir très facilement un devis à partir d'une liste articles et clients, d'imprimer celui-ci et de l'archiver automatiquement. Le document validé peut par la suite être retrouvé rapidement grâce à un module de recherche, modifié et imprimé de nouveau.
Ce modèle se compose de deux fichiers principaux : DevisM.xls et Base.xls. Les devis seront conservés dans le répertoire "Sauvegarde" au format Excel.
Pour commencer, cliquez sur DevisM.exe. L'installation est automatique, suivre la procédure. Le modèle doit être installé dans le répertoire C:\C-Excel\DevisM\.

Ouvrir le fichier DevisM.xls, le fichier se compose de 10 onglets :

• Dn : sont répertoriés les éléments à imputer sur l'offre ou sur la base ;
• Menu Principal : menu de démarrage pour accéder facilement aux différents éléments du modèle ;
• Information Société : répertorie tous les éléments essentiels de votre Société (adresse...) ainsi que les options du modèle ;
• Recherche Article : module complémentaire permettant de rechercher un article ;
• Recherche Offre : module de recherche d'une offre de prix et ouverture automatique de celle qui a été trouvée ;
• Document : imputation des différents éléments qui constitueront l'offre de prix ;
• Liste Article : ensemble des articles à saisir et à choisir dans la liste article du document ;
• Liste Tiers : ensemble des clients à saisir et à choisir dans la liste client du document ;
• Liste Vendeurs : ensemble des clients à saisir et à choisir dans la liste des vendeurs du document ;
• Imp : document final qui sera imprimé et sauvegardé si l'option a été cochée.

1- MENU PRINCIPAL
Ce menu d'acceuil vous permet de vous déplacer plus aisément dans les différentes fonctions que propose ce modèle.


2- INFORMATIONS SOCIETE
2.1 - Coordonnées Société :
Ce sont les renseignements obligatoires qui vont figurer sur votre Devis.
Remarque : Si vous ne remplissez pas certains éléments (ex : la suite de votre adresse), mettre un espace " " dans la cellule concernée sinon un "0" risque d'apparaître sur votre document.
2.2 - Préférences du Dossier :
Compléter le chemin du répertoire par défaut ou cliquer sur le bouton "Répertoire par Défaut" : c'est le chemin où est installé le fichier DevisM.xls. Renseigner le numéro du document : vous pouvez commencer la numérotation automatique à 1 ou changer le numéro.
Pour conserver une copie de votre document dans un fichier excel après validation, vous devez cocher la case. Les copies sont stockées dans le sous-répertoire "\Sauvegarde".


3- RECHERCHE D'ARTICLE
Module complémentaire permettant de rechercher plus facilement un article dans la liste des articles suivant deux critères : référence de l'article ou le code commande client. Afin de déterminer une option de recherche, vous devez sélectionner "De... A..." et saisir les critères de recherche.
Cliquer sur "Rechercher" afin de lancer l'opération et annuler afin de rétablir l'ensemble de la liste.


4- RECHERCHE DE DEVIS
Module complémentaire permettant de rechercher plus facilement un devis validé dans la base (fichier Base.xls) suivant plusieurs critères : par date, numéro de devis, numéro de demande de prix, suivant le code client et son nom, le nom du vendeur, ou le montant HT du devis.
Vous pouvez par la suite ouvrir automatiquement le devis correspondant au résultat de votre requête. Cette opération vous permettra ainsi de retrouver rapidement un devis, de l'imprimer ou de le modifier


5- DOCUMENT (Devis)
Sélectionner la feuille "Document" afin d'établir un nouveau devis :
* Saisir le numéro du devis ou cliquer sur "Devis N°" afin de sélectionner le numéro en cours;
* Saisir la date du document au format jj/mm/aa : par défaut c'est la date du jour qui va apparaître (fonction =AUJOURDHUI() );
* Saisir le numéro de la demande de prix (celle-ci est facultative);
* Sélectionner le client par son code ou son nom : remplir au préalable les données de la Base de données de votre Clientèle (onglet ListeClients). Choisir le nom du Client dans la liste pour votre Devis. Les renseignements le concernant apparaîtront automatiquement. Si le client n'est pas présent dans la base ou si les données sont éronnées : cliquer sur l'onglet "ListeClients", et ajouter les éléments ou modifier les champs.Vous avez la possibilité de trier dans l'ordre croissant la liste client par le nom ou le code.
* Sélectionner le vendeur par nom : remplir au préalable les données de la Base de données de vos vendeurs (onglet ListeVendeurs). Choisir le nom du Client dans la liste pour votre Devis.
*Choisir l'article par son code article ou par le code commande client : remplir au préalable les données dans l'onglet "Liste Articles". Vous avez la possibilité de trier dans l'ordre croissant la liste des articles suivant les références ou le code commande. Une fois la sélection effectuée, cliquer sur "Ajouter cet Article" afin d'établir rapidement un devis.
*Le tableau : les éléments le composant sont modifiables : réf article, désignation, quantité (1 par défaut), prix unitaire, montant HT (formule = Quantité x PU), et les délais. Ces colonnes peuvent être conservées en l'état ou masquées à partir de la feuille "imp" si vous souhaitez une présentation personnalisée.
*Valider le Devis : la validation du devis entraîne automatiquement son impression sur une ou plusieurs pages suivant la longueur du document, la sauvegarde d'un copie dans le sous-répertoire "Sauvegarde" si l'option a été cochée, la réinitialisation du document, l'incrémentation du compteur de +1, l'enregistrement dans une base (fichier Base.xls) des différents éléments du devis validés (date, numéro, client...HT) afin de rendre plus pratique les recherches ultérieures.


6- LISTE CLIENTS
Saisir les données chaque fois qu'un nouveau client doit être facturé.
Une fois ces renseignements saisis, vous pourrez le sélectionner sur le Document. Ainsi pour le prochain devis que vous aurez à envoyer à ce client, vous pouvez réutiliser ses éléments.
Astuce : Vous pouvez également utiliser la fonction de tri d'Excel sur cette liste afin de retrouver un client, une adresse, un numéro de téléphone… .Pour cela il suffit de déprotéger la feuille (Outils/Protection), et de se servir des petites flèches à droite de chaque colonne. Une fois terminée la recherche par la fonction de Tri, nous vous conseillons de protéger de nouveau la feuille (Outils/Protéger la feuille).
Remarque : Si vous ne remplissez pas certains éléments (exemple : la suite de l'adresse de votre client), mettre un espace " " dans la cellule concernée sinon un "0" risque d'apparaître sur votre document. Capacité de la base : 10 000 clients.


7- LISTE ARTICLES
Saisir les données chaque fois qu'un nouvel article (non déjà inclu dans la liste) doit être imputé sur le devis. Une fois rentré ces renseignements, vous pourrez faire un choix du code article sur le Devis. Ainsi pour le prochain devis à effectuer pour cet article, tous les éléments seront déjà saisis.
Astuce : Vous pouvez également utiliser la fonction de filtre d'Excel sur cette base Articles afin de retrouver un code, un prix de vente. Pour cela il suffit de déprotéger la feuille (Outils/Protection), et de se servir des petites flèches à droite de chaque colonne.
Remarque : une fois terminée la recherche par la fonction de Tri, nous vous conseillons de protéger de nouveau la Feuille.Capacité de la base : 10 000 articles.


8- LISTE VENDEURS
Saisir les données chaque fois qu'un nouveau vendeur (non déjà inclu dans la liste) doit être imputé sur le devis. Une fois rentré ces renseignements, vous pourrez faire un choix du nom du vendeur sur le Devis. Ainsi pour le prochain devis à effectuer pour ce vendeur, tous les éléments seront déjà saisi.


9- IMPRESSION
Si vous souhaitez changer le format de votre Devis (hauteur de ligne ou de colonne, format de police, couleur...), vous pouvez utiliser l'onglet "Imp" prévu à cet effet. C'est la copie conforme de l'onglet "Document". Nous vous conseillons de personnaliser votre document à partir de cet onglet et de vous en servir pour l'impression. Pour changer tout ou partie des libellés ou des montants de ce document, vous pouvez effacer les formules (références absolues ou matricielles) et aller chercher d'autres valeurs sur la feuille "Document". Cette feuille est protégée sans mot de passe, vous pouvez la modifier à volonté par le menu Excel Outils/Protection/Oter la protection de la feuille.


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